Kofax Power PDF 5.0

Cosa include Kofax Power PDF 5.0?

Creazione di PDF – Crea file PDF da qualsiasi applicazione in grado di stampare.
Conversione e OCR – Tungsten OCR 22 trasforma le scansioni in file modificabili.
Modifica e assemblaggio – Riorganizza, divide, unisce e modifica il contenuto delle pagine.
Protezione dei documenti – Password AES a 256 bit, autorizzazioni e rimozione dei metadati.
Funzionalità di base – Legge e scrive in formato PDF 2.0 e PDF/A-4.
Importante – L’implementazione su server e i servizi di firma elettronica sono venduti separatamente.

Quali sono i principali vantaggi di Kofax Power PDF 5.0?

Power PDF 5.0 è un editor PDF per desktop Windows di Kofax (ora Tungsten Automation) che consente di creare, convertire, modificare, proteggere e firmare file PDF senza ricorrere a un flusso di lavoro basato su browser. È disponibile nelle edizioni Standard e Advanced; la scelta dell’edizione determina quindi quali strumenti di sicurezza e aziendali si ottengono effettivamente.

Barra multifunzione in stile Office – Il layout familiare riduce i tempi di formazione per gli utenti di Word.
Conversione accurata – Mantiene tabelle, colonne e intestazioni durante l’esportazione in Word.
Ricerca approssimativa – Trova i termini nonostante errori di battitura o formulazioni incomplete.
Creazione di moduli – Converte i moduli scansionati in campi PDF compilabili.
Connettori cloud – Consente di aprire e salvare file tramite Box, OneDrive e Dropbox.
Integrazione con Office – Aggiunge comandi PDF all’interno di Word, Excel e Outlook.

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Cosa fa effettivamente Kofax Power PDF 5.0 nel lavoro quotidiano?

Sostituisce le operazioni manuali tra documenti cartacei, file di Office e PDF finiti. Un contratto scansionato e trascinato in Power PDF viene rilevato come PDF immagine e viene proposta la conversione in un file ricercabile, in modo che il testo possa essere ritrovato in seguito senza doverlo digitare nuovamente. L’Assistente di conversione gestisce intere cartelle in una sola volta, il che è importante quando un ufficio digitalizza un archivio anziché un singolo documento. La versione 5 utilizza inoltre Tungsten OCR 22, la stessa famiglia di motori di riconoscimento impiegata in OmniPage, e supporta la compressione MRC che riduce notevolmente le dimensioni dei PDF a colori scansionati.

Quali sono le novità di Power PDF 5.0 rispetto alla versione 4?

La versione 5 aggiunge la ricerca approssimativa basata sulla prossimità, l’archiviazione in formato PDF/A-4 e la firma SignDoc integrata all’interno dell’applicazione. La ricerca approssimativa restituisce corrispondenze probabili anziché stringhe esatte: questa è la differenza tra trovare il nome di un fornitore scritto male in una gara d’appalto di 300 pagine e non trovarlo affatto. Il PDF/A-4 è il formato di archiviazione legato allo standard PDF 2.0, quindi i documenti conservati ai fini della conservazione legale rimangono privi di perdita di dati. La versione 5 ha inoltre introdotto estensioni per Chrome ed Edge che consentono di acquisire una pagina web direttamente in un PDF esistente, oltre a nuovi comandi di sequenziamento in batch come la rimozione delle pagine vuote.

Qual è la differenza tra Power PDF 5.0 Standard e Advanced?

La versione Standard copre la creazione, la conversione, la modifica e le firme digitali autofirmate, mentre la versione Advanced aggiunge il livello di sicurezza e quello aziendale. Le funzionalità che la maggior parte degli acquirenti sottovaluta sono la redazione e la numerazione Bates: entrambe sono disponibili solo nella versione Advanced, quindi uno studio legale che deve numerare gli allegati o oscurare i dati personali non può utilizzare la versione Standard. La versione Advanced si integra inoltre con sistemi di gestione dei documenti quali iManage, NetDocuments, Worldox, OnBase e SharePoint, cosa che la versione Standard non fa. Se i vostri documenti non escono mai da una cartella locale e non richiedono mai operazioni di oscuramento, la versione Standard è sufficiente.

Power PDF 5.0 include firme elettroniche legalmente vincolanti?

No, non di per sé. Power PDF 5.0 crea e applica firme digitali autofirmate, supporta Microsoft Crypto API e certificati di terze parti e verifica automaticamente i certificati rispetto alla Lista di fiducia dell’Unione Europea. I flussi di lavoro completi per le firme elettroniche tramite SignDoc o DocuSign sono integrati nell’interfaccia, ma il servizio di firma richiede un acquisto separato e il componente SignDoc necessita di un’installazione su Windows a 64 bit. Prevedete un budget per tale servizio se il vostro processo si basa su contratti controfirmati piuttosto che su firme di approvazione interne.

È possibile implementare Power PDF 5.0 su Citrix o Windows Server?

Solo in parte, e questa è la limitazione che la maggior parte degli acquirenti IT scopre troppo tardi. Le specifiche tecniche indicano che il supporto per Remote Desktop si applica solo a Power PDF Advanced, quindi l’edizione Standard non è affatto pensata per sessioni thin-client. Il supporto completo per l’implementazione su Citrix Virtual Apps, Microsoft App-V, Criteri di gruppo e Installation Customization Kit è incluso nel livello Advanced Volume commercializzato come Power PDF Business, non in una singola licenza desktop Advanced. La scansione all’interno di una sessione virtualizzata richiede inoltre l’abilitazione del reindirizzamento TWAIN di Citrix, che deve essere configurato sul lato Citrix prima del lancio.

A chi è più adatto Kofax Power PDF 5.0?

È adatto agli uffici che gestiscono l’assemblaggio ricorrente di documenti e necessitano di risultati che mantengano la loro integrità anche in caso di modifiche successive. Un team che si occupa di trasferimenti immobiliari o di assicurazioni ne trae vantaggio perché la versione Advanced è in grado di estrarre un file da iManage o NetDocuments, oscurare i dati dei clienti, applicare i numeri Bates a un insieme di allegati e riscriverlo nello stesso archivio. Per un ufficio con un solo dipendente o uno studente è più indicata la versione Standard, che gestisce la conversione, l’unione e la compilazione dei moduli senza i connettori aziendali. Il fattore decisivo è se i documenti debbano lasciare il desktop per essere trasferiti in un archivio gestito o in un servizio di firma.

Domande frequenti su Kofax Power PDF 5.0

Power PDF 5.0 funziona su macOS?

Il prodotto per Windows non funziona su macOS. Power PDF per Mac è un acquisto separato e corrisponde all’incirca al livello di funzionalità della versione Standard, quindi gli utenti Mac non dovrebbero aspettarsi gli strumenti di oscuramento avanzato e di gestione dei documenti (DMS).

Quali versioni di Windows supporta Power PDF 5.0?

Le specifiche tecniche indicano Windows 11, Windows 10, Windows 8.1 e Windows 365 come sistemi client. Il componente di firma SignDoc integrato richiede un’installazione di Windows a 64 bit, aspetto da verificare su macchine più datate a 32 bit.

Le app mobili fanno parte di Power PDF 5.0?

Sì, Power PDF Mobile è disponibile per iOS 13.6 o versioni successive e Android 8.1 o versioni successive. Le app consentono di leggere, annotare e compilare moduli PDF standard e di memorizzare una firma autografa per riutilizzarla, ma non sostituiscono l’editor desktop.

In quante lingue è disponibile l’interfaccia?

L’interfaccia dell’applicazione è disponibile in 21 lingue, tra cui inglese, tedesco, francese, italiano, spagnolo, polacco, russo, giapponese ed entrambe le varianti del cinese. Gli uffici multilingue possono quindi standardizzarsi su un unico prodotto senza dover effettuare acquisti separati per le diverse localizzazioni.