Foxit eSign Essentials – Firme elettroniche, firma di documenti, approvazione del flusso di lavoro

Cosa include Foxit eSign Essentials?

Firme elettroniche legalmente vincolanti – Firme conformi alle normative ESIGN e UETA con tracciabilità completa.
Modelli riutilizzabili – Dieci modelli salvati per contratti e moduli ricorrenti.
Foxit Pay – Riscossione del pagamento mentre il firmatario completa il contratto.
Tracciamento dei documenti – Tracciamento dello stato, tracciabilità e certificati di firma inclusi.
Capacità di base – 250 buste all’anno, licenza assegnata a un singolo utente.
Importante – Nessun accesso API, personalizzazione del marchio, moduli web o firma in blocco.

Quali sono i principali vantaggi di Foxit eSign Essentials?

Foxit eSign Essentials è il livello per utente singolo della piattaforma di firma elettronica cloud di Foxit, progettata per l’invio, il monitoraggio e il completamento di accordi firmati. Copre il flusso di lavoro di firma vero e proprio e non sostituisce un editor di PDF.

Volume prevedibile – 250 buste e 10 modelli per utente.
Incasso dei pagamenti – Il firmatario paga al completamento del contratto.
Tempi di elaborazione più rapidi – I modelli eliminano il lavoro ripetitivo di preparazione dei documenti.
Prove di audit – I certificati e le tracce con marcatura temporale fungono da supporto in caso di controversie successive.
Firma da dispositivo mobile – I destinatari firmano dal browser o dall’app mobile.
Integrazione con l’editor – Invia i contratti direttamente da Foxit PDF Editor.

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Cosa fa Foxit eSign Essentials?

Prepara un documento, lo invia a uno o più destinatari per la firma e restituisce un file completato con un certificato di firma e una traccia di audit. Il piano Essentials consente 250 buste all’anno e memorizza fino a 10 modelli riutilizzabili; una busta può contenere diversi documenti che vengono firmati in un’unica sessione. Ciò è importante per tutto ciò che viene inviato abitualmente come set, ad esempio un contratto di servizio più un’appendice e un foglio di trattamento dei dati, poiché il destinatario firma una sola volta anziché tre. Foxit Pay può essere allegato alla stessa busta in modo che un deposito o una commissione venga riscosso al momento della firma.

A chi è più adatto Foxit eSign Essentials?

La licenza è assegnata a un unico utente dedicato, quindi è adatta a un libero professionista, un consulente, un singolo agente o un amministratore all’interno di un ufficio più grande che gestisce da solo il processo di firma. Un artigiano che emette preventivi, un tutor che raccoglie moduli di iscrizione o un locatore che gestisce documenti di locazione rientrerà comodamente nel limite di 250 buste, pur continuando a ottenere certificati e tracciabilità. Non è il piano adatto se più colleghi devono condividere modelli o scambiarsi contratti, poiché la condivisione dei modelli, la gestione degli utenti e la delega dell’eSigner sono funzionalità del piano Business. Chiunque abbia bisogno di un secondo account di firma dovrebbe prima confrontare i due piani, poiché il piano Business richiede un minimo di cinque licenze.

Le firme create con Foxit eSign Essentials sono legalmente vincolanti?

Sì, Foxit afferma che i contratti firmati tramite eSign sono legalmente vincolanti e conformi alle principali normative in materia di firma elettronica, tra cui ESIGN, UETA e GDPR. Ogni busta completata è accompagnata da una traccia di audit e da un certificato di firma che registra gli eventi di firma, ovvero le prove normalmente richieste nel caso in cui una firma venga successivamente contestata. Foxit eSign è inoltre conforme allo standard SOC 2 Tipo 2 a livello di piattaforma. Si noti che le opzioni di verifica dell’identità più rigorose, come l’autenticazione KBA e le firme elettroniche qualificate (QES), sono elencate tra le funzionalità del piano Business; pertanto, i flussi di lavoro regolamentati che richiedono le QES non dovrebbero essere pianificati utilizzando il piano Essentials.

Qual è la differenza tra Foxit eSign Essentials e Foxit eSign Business?

Essentials ha un limite massimo ed è per utente singolo; Business non ha limiti ed è orientato al team. Essentials include 250 buste all’anno e 10 modelli, mentre Business aggiunge buste e modelli illimitati, personalizzazione del marchio, moduli web firmabili, gestione degli utenti, accesso alle API e firma in blocco. Il criterio pratico di distinzione è se la firma sia un compito individuale o un processo condiviso a livello di reparto.

Quali limitazioni tecniche devono conoscere gli utenti prima dell'acquisto?

I tre limiti che causano il maggior numero di reclami dopo l’acquisto sono il limite di 250 buste, la libreria di 10 modelli e l’assegnazione a un unico utente. Oltre alle quote, Essentials esclude i moduli web firmabili, i campi avanzati dei moduli, la delega eSigner, la firma in blocco, il branding personalizzato e l’accesso all’API, tutte funzionalità incluse nel piano Business. Foxit Connectors e il flusso di lavoro notarile su richiesta tramite NotaryLive sono a pagamento come componenti aggiuntivi, anziché essere parte integrante del piano stesso. Chiunque intenda integrare la firma in un sito web o in un CRM dovrebbe considerare Essentials inadatto, poiché l’invio automatizzato senza accesso alle API non è possibile.

Foxit eSign Essentials sostituisce un editor di PDF?

No. Foxit eSign è una piattaforma di firma cloud, non un editor di documenti, e non include alcuna funzione OCR o di riconoscimento del testo per i file scansionati. I campi e i blocchi di firma possono essere aggiunti direttamente a un PDF esistente, quindi non è necessaria alcuna conversione di formato, ma per riscrivere il testo del corpo, correggere una clausola o rendere ricercabile un contratto scansionato è necessario Foxit PDF Editor o un software simile. In pratica, il documento viene finalizzato in un editor o in Word, quindi trasferito in eSign per l’inoltro e la firma. Foxit PDF Editor integra anche eSign, motivo per cui i due prodotti vengono spesso acquistati insieme.

Domande frequenti su Foxit eSign Essentials

I destinatari devono disporre di un proprio account Foxit per firmare?

No. La firma avviene tramite il link inviato con la busta e il destinatario la completa in un browser o tramite l’app mobile Foxit eSign per iOS e Android. Solo il mittente detiene la licenza, motivo per cui il piano è assegnato a un unico utente dedicato.

Quali lingue supporta l’interfaccia di firma?

Foxit indica il supporto di 16 lingue per eSign Essentials, quindi l’esperienza di firma può essere presentata nella lingua del destinatario anziché solo in inglese. Ciò è rilevante quando si inviano accordi a clienti o appaltatori in diversi paesi.

Una busta può contenere più di un documento?

Sì, Essentials include le buste con più documenti. Un contratto, un allegato e un modulo di consenso possono essere raggruppati e firmati in un’unica operazione, e il pacchetto conta come una sola busta ai fini del limite annuale.

L'autenticazione notarile è inclusa nel piano?

L’autenticazione notarile su richiesta è fornita tramite l’integrazione di NotaryLive di Foxit ed è indicata come un’opzione aggiuntiva a pagamento anziché come funzionalità inclusa. Gli acquirenti che necessitano regolarmente di documenti autenticati dovrebbero prevederne il costo separatamente.