Kofax Power PDF 3.1

Que comprend Kofax Power PDF 3.1 ?

Création de fichiers PDF – Créez des fichiers PDF à partir de n'importe quelle application Windows permettant l'impression.
OCR OmniPage – Convertit les pages numérisées en fichiers PDF consultables ou modifiables.
Conversion de format – Exportation vers Word, Excel, PowerPoint et WordPerfect.
Sécurité des documents – Chiffrement AES 256 bits et signatures numériques auto-signées.
Fonctionnalités de base – Crée des fichiers PDF 1.3 à 1.7 ainsi que PDF/A-1, A-2 et A-3.
Important – Les fonctions de caviardage, de numérotation Bates et DocuSign nécessitent l’édition Advanced.

Quels sont les principaux avantages de Kofax Power PDF 3.1 ?

Power PDF 3.1 est la version de maintenance 2019 de l’éditeur PDF pour Windows que Kofax a racheté à Nuance, conçue autour d’un ruban de type Microsoft Office. Elle regroupe la création, la conversion, l’édition, la gestion des formulaires, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la protection par mot de passe au sein d’une seule application de bureau.

Ruban familier – L’interface de type Office réduit le temps de formation pour les utilisateurs de Word.
Exportation préservant la mise en page – Conserve les colonnes, les tableaux et les images dans les fichiers Word.
Séquences par lots – Applique des tampons, des filigranes et des modifications de page de manière automatisée.
Gestion des formulaires – Transforme les documents « plats » en champs de formulaire PDF à remplir.
Archivage des e-mails – Convertit les fichiers MSG et EML d’Outlook au format PDF.
OCR multilingue – La nouvelle boîte de dialogue de la version 3.1 permet de sélectionner plusieurs langues de reconnaissance à la fois.

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Que fait réellement Kofax Power PDF 3.1 au quotidien ?

Il remplace le cycle « imprimer-numériser-retaper » qui fait perdre du temps dans les services traitant de nombreux documents. Un contrat fournisseur numérisé peut être ouvert, reconnu à l’aide du moteur OmniPage, enregistré au format PDF consultable, puis exporté vers Word en conservant les colonnes, les tableaux et les graphiques. Les pages peuvent être réorganisées, extraites, fractionnées par signet ou plage de pages, et fusionnées avec d’autres fichiers dans la vue d’assemblage de documents. Pour les équipes comptables ou RH, cela signifie qu’un seul outil gère à la fois les documents papier entrants et les PDF sortants, au lieu de deux.

Quelles sont les nouveautés de la version 3.1 par rapport à Power PDF 3.0 ?

La version 3.1 est une mise à jour des fonctionnalités par rapport à la base 3.0, et non une nouvelle génération. Elle ajoute une boîte de dialogue « Paramètres OCR » repensée permettant de sélectionner plusieurs langues de reconnaissance, une boîte de dialogue « Paramètres de recherche » qui permet aux utilisateurs de contrôler la recherche par balises pour la fonction « rechercher et marquer », ainsi que la possibilité d’enregistrer les résultats de recherche au format CSV ou PDF. L’ordre de lecture peut désormais être corrigé en faisant glisser les balises directement dans le panneau « Balises », et les champs de texte des formulaires acceptent le formatage de texte enrichi. La prise en charge de l’API Windows Speech a également été ajoutée. La prise en charge du format PDF 2.0, l’affichage des documents sous forme d’onglets et l’intégration de DocuSign, que les utilisateurs associent à cette génération, ont été introduits dans la version 3.0.

Quelle est la différence entre Power PDF 3.1 Standard et Advanced ?

Les deux éditions partagent le même éditeur, le même moteur OCR, les mêmes formats de conversion et le même système de chiffrement ; la distinction porte donc davantage sur les fonctionnalités de conformité et de déploiement que sur l’édition courante. La version Standard ne dispose d’aucun outil de caviardage, ce qui limite également son traitement par lots : la recherche et le caviardage sont exclus des séquences de traitement par lots. La version Advanced ajoute l’estampillage Bates avec mise en forme et positionnement des pages, les actions d’envoi vers DocuSign pour signature, des connecteurs pour iManage Work, NetDocuments, OpenText, Worldox et SharePoint, l’automatisation des dossiers surveillés, ainsi que le déploiement sur client léger via Citrix ou les Services de bureau à distance. Les équipes juridiques, d’assurance et du secteur financier réglementé ont généralement besoin de la version « Advanced » ; ce n’est pas le cas d’un petit cabinet qui se contente de créer, de convertir et de protéger des fichiers.

Kofax Power PDF 3.1 prend-il en charge les signatures électroniques juridiquement valables ?

Non, pas «prêt à l’emploi» comme s’y attendent la plupart des acheteurs. Les deux éditions permettent de créer et d’appliquer des signatures numériques auto-signées et de prendre en charge des certificats tiers via l’API Microsoft Crypto ; elles permettent également d’ajouter, de gérer et de valider des champs de signature dans un document. C’est la signature basée sur un certificat qui confère au fichier sa valeur juridique ; le certificat lui-même doit donc provenir d’un prestataire de services de confiance, et non de Power PDF. La fonctionnalité de workflow permettant d’envoyer un contrat pour contre-signature est l’intégration DocuSign, qui n’est disponible que dans Power PDF 3.1 Advanced, le compte DocuSign étant facturé séparément.

Dans quelle mesure Power PDF 3.1 gère-t-il les documents numérisés et l’OCR en masse ?

Les deux éditions utilisent le moteur de reconnaissance OmniPage et détectent automatiquement les PDF contenant uniquement des images, en proposant de les convertir en fichiers consultables ou modifiables. L’outil de vérification OCR permet aux utilisateurs de passer en revue les erreurs de reconnaissance suspectées au lieu de relire l’intégralité du document, ce qui est particulièrement important pour les anciennes factures envoyées par fax où les chiffres sont susceptibles d’être erronés. La conversion par lots de PDF vers des formats cibles et la fusion d’un lot en un seul document fonctionnent également dans l’édition Standard. Deux fonctions particulièrement utiles pour la numérisation sont réservées à l’édition Advanced : la compression couleur MRC, qui produit des PDF d’images environ huit fois plus légers, et la conversion par lots au format TIFF. Si un projet d’archivage repose sur la réduction de la taille de milliers de numérisations en couleur, l’édition Standard n’est pas le bon choix.

À qui s'adresse principalement Kofax Power PDF 3.1 ?

Il convient aux bureaux Windows qui ont besoin de traiter quotidiennement des PDF sans mettre en place une plateforme de documents dans le cloud. Tout s’exécute localement sur le poste de travail ; les fichiers ne quittent donc jamais le réseau pendant la conversion ou la reconnaissance optique de caractères (OCR), ce qui constitue un argument de poids pour les cabinets médicaux, les services fiscaux et les administrations publiques soumis à des règles strictes en matière de traitement des données. Le ruban de type Office et les modules complémentaires de création et de conversion pour Word, Excel, PowerPoint et Outlook permettent au personnel de continuer à travailler dans les applications qu’il connaît déjà. En revanche, cette solution est moins adaptée à la collaboration en équipe via un navigateur, car l’édition collaborative en temps réel est, dans cette version, limitée aux utilisateurs se trouvant sur le même réseau local (LAN) et n’est disponible que dans l’édition Advanced.

Que doivent vérifier les utilisateurs avant de choisir Power PDF 3.1 ?

Vérifiez trois éléments : l’édition, la plateforme et la génération de la version. Power PDF 3.1 est un produit Windows ; Power PDF Standard pour Mac est une version distincte dotée d’un ensemble de fonctionnalités différent, de sorte qu’une équipe utilisant plusieurs types d’appareils ne peut pas s’aligner sur une seule édition. La version 3.1 date de 2019, et les fonctionnalités plus récentes telles que l’intégration de la signature électronique Kofax SignDoc, l’intégration OneDrive et la prise en charge du format PDF/A-4 appartiennent aux versions 4 et 5 de Power PDF, et non à la version 3.1. Vérifiez également si la gestion de l’accessibilité fait partie du poste, car le panneau « Ordre de lecture » et les outils de vérification de l’accessibilité ne sont disponibles qu’avec la version Advanced.

Foire aux questions sur Kofax Power PDF 3.1

Power PDF 3.1 permet-il de convertir des e-mails Outlook en fichiers PDF ?

Oui. Les fichiers de messagerie MSG et EML peuvent être convertis au format PDF, y compris le corps du message et les pièces jointes, et cela fonctionne même si aucun client de messagerie n’est installé sur la machine. L’archivage d’un dossier Outlook entier dans un seul fichier PDF est disponible dans les deux éditions Windows.

Quelles normes PDF Power PDF 3.1 permet-il de créer et de valider ?

Il crée des fichiers PDF des versions 1.3 à 1.7 ainsi que les niveaux d’archivage PDF/A-1, PDF/A-2 et PDF/A-3, et prend en charge la spécification PDF 2.0 introduite dans la version 3.0. La vérification de la conformité aux normes PDF/A, PDF/E, PDF/X et PDF/UA est disponible dans les deux éditions Windows, mais la correction des problèmes de conformité PDF/A via l’outil de vérification est une fonction avancée.

Power PDF 3.1 fonctionne-t-il dans des environnements Citrix ou de Bureau à distance ?

Seule l’édition Advanced prend en charge l’utilisation en client léger sur Citrix et les services de Bureau à distance, ainsi que la virtualisation d’applications Microsoft. L’édition Standard est destinée à être installée sur un seul poste de travail Windows ; les déploiements sur serveur terminal doivent donc être planifiés dès le départ avec l’édition Advanced.