Kofax Power PDF 3.1

Was ist in Kofax Power PDF 3.1 enthalten?

PDF-Erstellung – Erstellen Sie PDFs aus jeder Windows-Anwendung, die über eine Druckfunktion verfügt.
OmniPage OCR – Wandelt gescannte Seiten in durchsuchbare oder bearbeitbare PDFs um.
Formatkonvertierung – Exportiert in Word, Excel, PowerPoint und WordPerfect.
Dokumentensicherheit – 256-Bit-AES-Verschlüsselung und selbstsignierte digitale Signaturen.
Kernfunktionen – Erstellt PDF 1.3 bis 1.7 sowie PDF/A-1, A-2 und A-3.
Wichtig – Für die Schwärzung, Bates-Stempelung und DocuSign ist die Advanced-Edition erforderlich.

Was sind die wichtigsten Vorteile von Kofax Power PDF 3.1?

Power PDF 3.1 ist die Wartungsversion 2019 des Windows-PDF-Editors, den Kofax von Nuance übernommen hat und der auf einer Multifunktionsleiste im Microsoft-Office-Stil basiert. Die Anwendung vereint Erstellung, Konvertierung, Bearbeitung, Formularbearbeitung, OCR und Passwortschutz in einer einzigen Desktop-Anwendung.

Vertrautes Menüband – Die an Office angelehnte Benutzeroberfläche verkürzt die Einarbeitungszeit für Word-Anwender.
Layout-sicherer Export – Behält Spalten, Tabellen und Bilder in Word-Dateien bei.
Stapelverarbeitungssequenzen – Wendet Stempel, Wasserzeichen und Seitenbearbeitungen automatisch an.
Formularbearbeitung – Wandelt einfache Dokumente in ausfüllbare PDF-Formularfelder um.
E-Mail-Archivierung – Konvertiert Outlook-MSG- und EML-Dateien in PDF.
Mehrsprachige OCR – Im neuen Dialogfeld der Version 3.1 können mehrere Erkennungssprachen gleichzeitig ausgewählt werden.

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Was leistet Kofax Power PDF 3.1 konkret im Arbeitsalltag?

Es ersetzt den zeitraubenden Kreislauf aus Drucken, Scannen und erneuten Eingeben, der in dokumentenintensiven Büros viel Zeit kostet. Ein gescannter Lieferantenvertrag kann geöffnet, mit der OmniPage-Engine erkannt, als durchsuchbares PDF gespeichert und anschließend nach Word exportiert werden, wobei Spalten, Tabellen und Grafiken erhalten bleiben. Seiten können in der Dokumentenzusammenstellungsansicht neu angeordnet, extrahiert, nach Lesezeichen oder Seitenbereich aufgeteilt und mit anderen Dateien zusammengeführt werden. Für Buchhaltungs- oder Personalabteilungen bedeutet das, dass ein einziges Tool statt zweier das eingehende Papier und das ausgehende PDF verarbeitet.

Was ist neu in Version 3.1 im Vergleich zu Power PDF 3.0?

Version 3.1 ist ein Funktionsupdate auf Basis von Version 3.0 und keine neue Generation. Sie bietet einen neu gestalteten Dialog „OCR-Einstellungen“ zur Auswahl mehrerer Erkennungssprachen, einen Dialog „Sucheinstellungen“, in dem Benutzer die Tag-Suche für die Such- und Markierungsfunktion steuern können, sowie die Option, Suchergebnisse als CSV oder PDF zu speichern. Die Lesereihenfolge kann nun durch direktes Ziehen von Tags im Tag-Bedienfeld korrigiert werden, und Formulartextfelder unterstützen Rich-Text-Formatierungen. Zudem wurde die Unterstützung für die Windows Speech API hinzugefügt. Die Unterstützung für PDF 2.0, die Dokumentansicht mit Registerkarten und die DocuSign-Integration, die man mit dieser Generation assoziiert, wurden bereits in Version 3.0 eingeführt.

Was ist der Unterschied zwischen Power PDF 3.1 Standard und Advanced?

Beide Editionen verfügen über denselben Editor, dieselbe OCR-Engine, dieselben Konvertierungsformate und dieselben Verschlüsselungsfunktionen; der Unterschied liegt daher eher in den Compliance- und Bereitstellungsfunktionen als in der alltäglichen Bearbeitung. Die Standard-Edition verfügt über keinerlei Schwärzungswerkzeug, was auch die Stapelverarbeitung einschränkt: „Suchen und schwärzen“ ist aus Stapelsequenzen ausgeschlossen. Advanced bietet zusätzlich Bates-Stempelung mit Formatierung und Seitenpositionierung, DocuSign-Aktionen zum Versenden zur Unterschrift, Konnektoren für iManage Work, NetDocuments, OpenText, Worldox und SharePoint, Automatisierung über überwachte Ordner sowie Thin-Client-Bereitstellung auf Citrix oder Remote Desktop Services. Teams in den Bereichen Recht, Versicherungen und regulierte Finanzdienstleistungen benötigen in der Regel die „Advanced“-Version; ein kleines Büro, das lediglich Dateien erstellt, konvertiert und schützt, benötigt diese nicht.

Bietet Kofax Power PDF 3.1 rechtsverbindliche elektronische Signaturen?

Nein, nicht standardmäßig in der Weise, wie es die meisten Käufer erwarten. Beide Editionen können selbstsignierte digitale Signaturen erstellen und anwenden sowie über die Microsoft Crypto API mit Zertifikaten von Drittanbietern arbeiten, und beide können Signaturfelder in einem Dokument hinzufügen, verwalten und validieren. Die zertifikatsbasierte Signatur verleiht der Datei ihre Rechtswirksamkeit, daher muss das Zertifikat selbst von einem vertrauenswürdigen Dienstanbieter stammen, nicht von Power PDF. Die Workflow-Funktion zum Versenden eines Vertrags zur Gegenunterschrift ist die DocuSign-Integration, die nur in Power PDF 3.1 Advanced enthalten ist, wobei das DocuSign-Konto separat abgerechnet wird.

Wie gut bewältigt Power PDF 3.1 gescannte Dokumente und OCR in großen Mengen?

Beide Editionen nutzen die OmniPage-Erkennungs-Engine und erkennen automatisch reine Bild-PDFs, wobei sie anbieten, diese in durchsuchbare oder bearbeitbare Dateien umzuwandeln. Mit dem OCR-Korrekturleser können Nutzer verdächtige Erkennungsfehler Schritt für Schritt durchgehen, anstatt das gesamte Dokument erneut lesen zu müssen – was insbesondere bei alten, per Fax versendeten Rechnungen wichtig ist, bei denen Ziffern ein Risiko darstellen. Die Stapelkonvertierung von PDFs in Zielformate und das Zusammenführen mehrerer Dateien zu einem Dokument funktionieren auch in der Standard-Edition. Zwei Funktionen, die bei umfangreichen Scanvorgängen besonders wichtig sind, sind jedoch nur in der Advanced-Edition verfügbar: die MRC-Farbkomprimierung, die Bild-PDFs etwa achtmal kleiner macht, und die TIFF-Stapelkonvertierung. Wenn ein Archivierungsprojekt darauf angewiesen ist, Tausende von Farbscans zu verkleinern, ist die Standard-Edition die falsche Wahl.

Für wen eignet sich Kofax Power PDF 3.1 am besten?

Es eignet sich für Windows-Büros, die täglich mit PDF-Dateien arbeiten müssen, ohne eine Cloud-Dokumentenplattform einzuführen. Alles läuft lokal auf dem Arbeitsplatzrechner, sodass Dateien während der Konvertierung oder OCR das Netzwerk nie verlassen – ein Argument, das in Arztpraxen, Steuerämtern und Behörden mit strengen Vorschriften zum Datenumgang häufig ins Gewicht fällt. Dank der „Office“-ähnlichen Multifunktionsleiste und der Add-Ins zum Erstellen und Konvertieren für Word, Excel, PowerPoint und Outlook können die Mitarbeiter weiterhin mit den ihnen bereits vertrauten Anwendungen arbeiten. Weniger gut geeignet ist die Lösung für die browserbasierte Teamzusammenarbeit, da die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit in dieser Version auf Benutzer im selben LAN beschränkt ist und nur in der Advanced-Edition verfügbar ist.

Was sollten Nutzer vor der Entscheidung für Power PDF 3.1 prüfen?

Prüfen Sie drei Dinge: Edition, Plattform und Versionsgeneration. Power PDF 3.1 ist ein Windows-Produkt; Power PDF Standard für Mac ist eine separate Version mit einem anderen Funktionsumfang, sodass ein Team mit unterschiedlichen Geräten sich nicht auf eine einzige Edition standardisieren kann. Version 3.1 stammt aus dem Jahr 2019, und neuere Funktionen wie die Integration der Kofax SignDoc-E-Signatur, die OneDrive-Integration und die Unterstützung von PDF/A-4 gehören zu Power PDF 4 und 5, nicht zu 3.1. Klären Sie außerdem, ob die Barrierefreiheit Teil der Aufgabe ist, da das Fenster „Lesereihenfolge“ und die Tools zur Überprüfung der Barrierefreiheit nur in der Version „Advanced“ enthalten sind.

Häufig gestellte Fragen zu Kofax Power PDF 3.1

Kann Power PDF 3.1 Outlook-E-Mails in PDF-Dateien konvertieren?

Ja. MSG- und EML-E-Mail-Dateien können einschließlich Nachrichtentext und Anhängen in PDF konvertiert werden, und dies funktioniert auch dann, wenn auf dem Rechner kein E-Mail-Client installiert ist. Die Archivierung eines gesamten Outlook-Ordners in einer einzigen PDF-Datei ist in beiden Windows-Editionen verfügbar.

Welche PDF-Standards kann Power PDF 3.1 erstellen und validieren?

Es erstellt PDF-Versionen 1.3 bis 1.7 sowie die Archivierungsstufen PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3 und unterstützt die in der Version 3.0 eingeführte PDF 2.0-Spezifikation. Die Konformitätsprüfung für PDF/A, PDF/E, PDF/X und PDF/UA ist in beiden Windows-Editionen vorhanden, die Behebung von PDF/A-Konformitätsproblemen über den Prüfer ist jedoch eine Funktion der Advanced-Edition.

Läuft Power PDF 3.1 in Citrix- oder Remote-Desktop-Umgebungen?

Nur die Advanced-Edition unterstützt den Thin-Client-Einsatz auf Citrix- und Remote-Desktop-Diensten sowie Microsoft Application Virtualization. Die Standard-Edition ist für die Installation auf einer einzelnen Windows-Workstation vorgesehen, daher sollten Terminal-Server-Bereitstellungen von Anfang an auf der Basis der Advanced-Edition geplant werden.