Kofax Power PDF 3.1

¿Qué incluye Kofax Power PDF 3.1?

Creación de archivos PDF – Crea archivos PDF desde cualquier aplicación de Windows con capacidad de impresión.
OCR de OmniPage – Convierte páginas escaneadas en archivos PDF en los que se puede realizar búsquedas o que se pueden editar.
Conversión de formatos – Exporta a Word, Excel, PowerPoint y WordPerfect.
Seguridad de los documentos – Cifrado AES de 256 bits y firmas digitales autofirmadas.
Funcionalidad básica – Crea archivos PDF 1.3 a 1.7, además de PDF/A-1, A-2 y A-3.
Importante – Las funciones de censura, numeración Bates y DocuSign requieren la edición Advanced.

¿Cuáles son las principales ventajas de Kofax Power PDF 3.1?

Power PDF 3.1 es la versión de mantenimiento de 2019 del editor de PDF para Windows que Kofax adquirió a Nuance, diseñada en torno a una cinta de opciones al estilo de Microsoft Office. Abarca la creación, la conversión, la edición, el trabajo con formularios, el OCR y la protección con contraseña en una única aplicación de escritorio.

Cinta de opciones familiar – La interfaz al estilo de Office reduce el tiempo de formación para los usuarios de Word.
Exportación con mantenimiento del diseño – Conserva las columnas, las tablas y las imágenes en los archivos de Word.
Secuencias por lotes – Aplica sellos, marcas de agua y modificaciones en las páginas de forma automática.
Gestión de formularios – Convierte documentos planos en campos de formulario PDF rellenables.
Archivado de correo electrónico – Convierte archivos MSG y EML de Outlook a PDF.
OCR multilingüe – El nuevo cuadro de diálogo de la versión 3.1 permite seleccionar varios idiomas de reconocimiento a la vez.

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¿Qué aporta realmente Kofax Power PDF 3.1 en el trabajo diario?

Sustituye el ciclo de «imprimir-escanear-volver a escribir» que consume tanto tiempo en oficinas con gran volumen de documentación. Un contrato de un proveedor escaneado se puede abrir, reconocer con el motor OmniPage, guardar como un PDF con capacidad de búsqueda y, a continuación, exportar a Word conservando las columnas, las tablas y los gráficos. Las páginas se pueden reordenar, extraer, dividir por marcadores o rangos de páginas y fusionar con otros archivos en la vista de ensamblaje de documentos. Para los equipos de contabilidad o de RR. HH., esto significa que una sola herramienta gestiona tanto el papel entrante como el PDF saliente, en lugar de dos.

¿Qué novedades presenta la versión 3.1 en comparación con Power PDF 3.0?

La versión 3.1 es una actualización de funciones basada en la versión 3.0, no una nueva generación. Incorpora un cuadro de diálogo «Configuración de OCR» rediseñado para seleccionar varios idiomas de reconocimiento, un cuadro de diálogo «Configuración de búsqueda» que permite a los usuarios controlar la búsqueda por etiquetas para la función «Buscar y marcar», y la opción de guardar los resultados de la búsqueda como CSV o PDF. Ahora se puede corregir el orden de lectura arrastrando las etiquetas directamente en el panel de etiquetas, y los campos de texto de los formularios admiten formato de texto enriquecido. También se ha añadido compatibilidad con la API de voz de Windows. La compatibilidad con PDF 2.0, la vista de documentos con pestañas y la integración con DocuSign, que la gente asocia con esta generación, ya estaban presentes en la versión 3.0.

¿Cuál es la diferencia entre Power PDF 3.1 Standard y Advanced?

Ambas ediciones comparten el mismo editor, motor OCR, formato de salida de conversión y cifrado, por lo que la diferencia radica en las funciones de cumplimiento normativo y de implementación, más que en la edición cotidiana. La versión Standard no dispone de ninguna herramienta de censura, lo que también limita su procesamiento por lotes: la búsqueda y censura quedan excluidas de las secuencias por lotes. La versión Advanced añade el sellado Bates con formato y posicionamiento de página, acciones de envío para firma con DocuSign, conectores para iManage Work, NetDocuments, OpenText, Worldox y SharePoint, automatización de carpetas vigiladas y despliegue en cliente ligero en Citrix o Servicios de Escritorio Remoto. Los equipos jurídicos, de seguros y del sector financiero regulado suelen necesitar la versión «Advanced»; una pequeña oficina que solo crea, convierte y protege archivos no la necesita.

¿Incluye Kofax Power PDF 3.1 firmas electrónicas con validez legal?

No, no de forma predeterminada tal y como esperan la mayoría de los compradores. Ambas ediciones pueden crear y aplicar firmas digitales autofirmadas y funcionar con certificados de terceros a través de la API Crypto de Microsoft, y ambas pueden añadir, gestionar y validar campos de firma en un documento. La firma basada en certificados es lo que confiere al archivo su validez legal, por lo que el certificado en sí debe proceder de un proveedor de servicios de confianza, no de Power PDF. La función de flujo de trabajo para enviar un contrato para su firma por la otra parte es la integración con DocuSign, y esta solo está disponible en Power PDF 3.1 Advanced, con la cuenta de DocuSign facturada por separado.

¿Qué tal gestiona Power PDF 3.1 los documentos escaneados y el OCR masivo?

Ambas ediciones utilizan el motor de reconocimiento OmniPage y detectan automáticamente los PDF que solo contienen imágenes, ofreciendo la posibilidad de convertirlos en archivos en los que se puede realizar búsquedas o que son editables. El corrector de OCR permite a los usuarios revisar paso a paso los posibles errores de reconocimiento en lugar de tener que releer todo el documento, lo cual es importante en el caso de facturas antiguas enviadas por fax, en las que los dígitos son propensos a errores. La conversión por lotes de archivos PDF a formatos de destino y la fusión de un lote en un único documento también funcionan en la edición Standard. Dos funciones muy utilizadas en el escaneo están disponibles únicamente en la edición Advanced: la compresión de color MRC, que produce archivos PDF de imagen aproximadamente ocho veces más pequeños, y la conversión por lotes a TIFF. Si un proyecto de archivo depende de reducir el tamaño de miles de escaneos en color, la edición Standard no es la opción adecuada.

¿Para quién es más adecuado Kofax Power PDF 3.1?

Es ideal para oficinas con Windows que necesitan trabajar a diario con archivos PDF sin tener que implementar una plataforma de documentos en la nube. Todo se ejecuta localmente en la estación de trabajo, por lo que los archivos nunca salen de la red durante la conversión o el OCR, lo cual suele ser un argumento de peso en consultas médicas, asesorías fiscales y departamentos del sector público con normas estrictas de tratamiento de datos. La cinta de opciones al estilo de Office y los complementos de creación y conversión para Word, Excel, PowerPoint y Outlook permiten al personal seguir trabajando en las aplicaciones que ya conoce. Donde encaja menos bien es en la colaboración en equipo basada en navegador, ya que la coedición en tiempo real en esta generación se limita a los usuarios de la misma LAN y solo está disponible en la edición Advanced.

¿Qué deben comprobar los usuarios antes de elegir Power PDF 3.1?

Hay que comprobar tres cosas: la edición, la plataforma y la generación de la versión. Power PDF 3.1 es un producto para Windows; Power PDF Standard para Mac es una versión independiente con un conjunto de funciones diferente, por lo que un equipo con dispositivos mixtos no puede estandarizarse en una sola edición. La versión 3.1 data de 2019, y las funcionalidades posteriores, como la integración de la firma electrónica Kofax SignDoc, la integración con OneDrive y la compatibilidad con PDF/A-4, pertenecen a Power PDF 4 y 5, no a la 3.1. Comprueba también si el trabajo relacionado con la accesibilidad forma parte de las funciones del puesto, ya que el panel «Orden de lectura» y las herramientas de verificación de accesibilidad solo se incluyen en la versión Advanced.

Preguntas frecuentes sobre Kofax Power PDF 3.1

¿Puede Power PDF 3.1 convertir correos electrónicos de Outlook en archivos PDF?

Sí. Los archivos de correo MSG y EML se pueden convertir a PDF, incluyendo el texto del mensaje y los archivos adjuntos, y esto funciona incluso cuando no hay ningún cliente de correo instalado en el equipo. La función de archivar una carpeta completa de Outlook en un único PDF está disponible en ambas ediciones para Windows.

¿Qué estándares PDF puede crear y validar Power PDF 3.1?

Crea archivos PDF de las versiones 1.3 a 1.7 y los niveles de archivo PDF/A-1, PDF/A-2 y PDF/A-3, y es compatible con la especificación PDF 2.0 introducida en la versión 3.0. La comprobación de conformidad con los estándares PDF/A, PDF/E, PDF/X y PDF/UA está presente en ambas ediciones para Windows, pero la reparación de problemas de conformidad con PDF/A mediante el verificador es una función avanzada.

¿Funciona Power PDF 3.1 en entornos Citrix o de Escritorio Remoto?

Solo la edición «Advanced» admite el uso de clientes ligeros en Citrix y en los Servicios de Escritorio Remoto, así como en Microsoft Application Virtualization. La edición «Standard» está pensada para su instalación en una única estación de trabajo con Windows, por lo que las implementaciones en servidores de terminales deben planificarse desde el principio en torno a la edición «Advanced».