Kofax Power PDF 3.1

Cosa include Kofax Power PDF 3.1?

Creazione di PDF – Crea file PDF da qualsiasi applicazione Windows in grado di stampare.
OCR OmniPage – Converte le pagine scansionate in file PDF ricercabili o modificabili.
Conversione dei formati – Esporta in Word, Excel, PowerPoint e WordPerfect.
Sicurezza dei documenti – Crittografia AES a 256 bit e firme digitali autofirmate.
Funzionalità di base – Supporta i formati PDF da 1.3 a 1.7, oltre a PDF/A-1, A-2 e A-3.
Importante – Le funzioni di oscuramento, numerazione Bates e DocuSign richiedono l’edizione Advanced.

Quali sono i principali vantaggi di Kofax Power PDF 3.1?

Power PDF 3.1 è la versione di manutenzione 2019 dell’editor PDF per Windows che Kofax ha rilevato da Nuance, basata su una barra multifunzione in stile Microsoft Office. Copre la creazione, la conversione, la modifica, la gestione dei moduli, l’OCR e la protezione con password in un’unica applicazione desktop.

Barra multifunzione familiare – L’interfaccia in stile Office riduce i tempi di formazione per gli utenti di Word.
Esportazione con mantenimento del layout – Mantiene colonne, tabelle e immagini nei file Word.
Sequenze in batch – Applica timbri, filigrane e modifiche alle pagine in modo automatico.
Gestione dei moduli – Trasforma i documenti statici in campi di moduli PDF compilabili.
Archiviazione delle e-mail – Converte i file MSG e EML di Outlook in PDF.
OCR multilingue – La nuova finestra di dialogo della versione 3.1 consente di selezionare contemporaneamente più lingue di riconoscimento.

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Cosa fa effettivamente Kofax Power PDF 3.1 nel lavoro quotidiano?

Sostituisce il ciclo "stampa-scansione-ribattitura" che fa perdere tempo negli uffici con un elevato volume di documenti. Un contratto con un fornitore scansionato può essere aperto, riconosciuto con il motore OmniPage, salvato come PDF ricercabile e quindi esportato in Word mantenendo colonne, tabelle e grafici al loro posto. Le pagine possono essere riordinate, estratte, suddivise in base a segnalibri o intervalli di pagine e unite ad altri file nella vista di assemblaggio dei documenti. Per i team di contabilità o delle risorse umane, ciò significa che un unico strumento gestisce sia i documenti cartacei in entrata che i PDF in uscita, anziché due.

Quali sono le novità della versione 3.1 rispetto a Power PDF 3.0?

La versione 3.1 è un aggiornamento delle funzionalità basato sulla versione 3.0, non una nuova generazione. Aggiunge una finestra di dialogo “Impostazioni OCR” riprogettata per la selezione di più lingue di riconoscimento, una finestra di dialogo “Impostazioni di ricerca” che consente agli utenti di controllare la ricerca per tag per la funzione “trova ed evidenzia” e l’opzione per salvare i risultati della ricerca in formato CSV o PDF. L’ordine di lettura può ora essere corretto trascinando i tag direttamente nel pannello Tag, mentre i campi di testo dei moduli accettano la formattazione RTF. È stato inoltre aggiunto il supporto per l’API di sintesi vocale di Windows. Il supporto per PDF 2.0, la visualizzazione del documento a schede e l’integrazione con DocuSign, che gli utenti associano a questa generazione, sono stati introdotti nella versione 3.0.

Qual è la differenza tra Power PDF 3.1 Standard e Advanced?

Entrambe le edizioni condividono lo stesso editor, lo stesso motore OCR, gli stessi formati di output per la conversione e la stessa crittografia; la differenza riguarda quindi le funzionalità di conformità e distribuzione piuttosto che le operazioni di modifica quotidiane. La versione Standard non dispone affatto di strumenti di oscuramento, il che ne limita anche l’elaborazione in batch: la funzione “cerca e oscura” è esclusa dalle sequenze di elaborazione in batch. La versione Advanced aggiunge la numerazione Bates con formattazione e posizionamento delle pagine, le azioni di invio per la firma tramite DocuSign, i connettori per iManage Work, NetDocuments, OpenText, Worldox e SharePoint, l’automazione tramite cartelle monitorate e l’implementazione su thin client su Citrix o Remote Desktop Services. I team legali, assicurativi e finanziari soggetti a regolamentazione necessitano solitamente della versione Advanced; un piccolo ufficio che si limita a creare, convertire e proteggere i file non ne ha bisogno.

Kofax Power PDF 3.1 include firme elettroniche legalmente vincolanti?

No, non di serie nel modo in cui la maggior parte degli acquirenti si aspetta. Entrambe le edizioni possono creare e applicare firme digitali autofirmate e funzionare con certificati di terze parti tramite l’API Microsoft Crypto, ed entrambe possono aggiungere, gestire e convalidare i campi di firma in un documento. È proprio la firma basata su certificato a conferire al file valore legale, pertanto il certificato stesso deve provenire da un fornitore di servizi di fiducia, non da Power PDF. La funzionalità di workflow per l’invio di un contratto per la controfirma è l’integrazione con DocuSign, presente solo in Power PDF 3.1 Advanced, con l’account DocuSign fatturato separatamente.

In che misura Power PDF 3.1 gestisce i documenti scansionati e l’OCR in blocco?

Entrambe le edizioni utilizzano il motore di riconoscimento OmniPage e rilevano automaticamente i PDF composti esclusivamente da immagini, proponendo di convertirli in file ricercabili o modificabili. L’OCR Proofreader consente agli utenti di esaminare passo dopo passo i presunti errori di riconoscimento invece di rileggere l’intero documento, il che è importante nel caso di vecchie fatture inviate via fax in cui le cifre sono a rischio. Anche la conversione in batch dei PDF nei formati di destinazione e l’unione di un batch in un unico documento funzionano nella versione Standard. Due funzioni particolarmente utili per la scansione sono disponibili solo nella versione Advanced: la compressione a colori MRC, che produce PDF di immagini circa otto volte più piccoli, e la conversione in batch di file TIFF. Se un progetto di archiviazione prevede la riduzione delle dimensioni di migliaia di scansioni a colori, la versione Standard non è la scelta giusta.

A chi è più adatto Kofax Power PDF 3.1?

È adatto agli uffici Windows che necessitano di gestire quotidianamente file PDF senza introdurre una piattaforma documentale cloud. Tutto viene eseguito localmente sulla workstation, quindi i file non escono mai dalla rete durante la conversione o l’OCR, il che rappresenta un argomento ricorrente negli studi medici, negli uffici fiscali e nei dipartimenti del settore pubblico con rigide norme sulla gestione dei dati. La barra multifunzione in stile Office e i componenti aggiuntivi di creazione e conversione per Word, Excel, PowerPoint e Outlook consentono al personale di continuare a lavorare con le applicazioni che già conosce. Dove si adatta meno bene è la collaborazione in team basata su browser, poiché la co-modifica in tempo reale in questa versione è limitata agli utenti sulla stessa LAN e disponibile solo nell’edizione Advanced.

Cosa dovrebbero verificare gli utenti prima di scegliere Power PDF 3.1?

Verificate tre aspetti: edizione, piattaforma e generazione della versione. Power PDF 3.1 è un prodotto per Windows; Power PDF Standard per Mac è una versione separata con un set di funzionalità diverso, quindi un team con dispositivi misti non può standardizzarsi su un’unica edizione. La versione 3.1 risale al 2019 e le funzionalità successive, quali l’integrazione della firma elettronica Kofax SignDoc, l’integrazione con OneDrive e il supporto PDF/A-4, appartengono a Power PDF 4 e 5, non alla 3.1. Verificate inoltre se il lavoro relativo all’accessibilità fa parte dell’incarico, poiché il pannello “Ordine di lettura” e gli strumenti di verifica dell’accessibilità sono disponibili solo nella versione Advanced.

Domande frequenti su Kofax Power PDF 3.1

Power PDF 3.1 è in grado di convertire le e-mail di Outlook in file PDF?

Sì. I file di posta MSG ed EML possono essere convertiti in PDF, compreso il testo del messaggio e gli allegati, e ciò funziona anche se sul computer non è installato alcun client di posta. L’archiviazione di un’intera cartella di Outlook in un unico PDF è disponibile in entrambe le edizioni per Windows.

Quali standard PDF può creare e convalidare Power PDF 3.1?

Crea PDF nelle versioni da 1.3 a 1.7 e i livelli di archiviazione PDF/A-1, PDF/A-2 e PDF/A-3, e supporta la specifica PDF 2.0 introdotta nella versione 3.0. La verifica della conformità per PDF/A, PDF/E, PDF/X e PDF/UA è presente in entrambe le edizioni per Windows, ma la correzione dei problemi di conformità PDF/A tramite lo strumento di verifica è una funzione avanzata.

Power PDF 3.1 funziona in ambienti Citrix o Remote Desktop?

Solo l’edizione Advanced supporta l’utilizzo in modalità thin client su Citrix e Remote Desktop Services, oltre che con Microsoft Application Virtualization. L’edizione Standard è pensata per l’installazione su una singola workstation Windows, pertanto le implementazioni su server terminale dovrebbero essere pianificate fin dall’inizio utilizzando l’edizione Advanced.