Kofax PaperPort 14 Standard

Quelles sont les fonctionnalités incluses dans Kofax PaperPort 14 Standard ?

Scanning Desktop – Compatible avec les scanners TWAIN, WIA et ISIS.
PDF consultable – La fonction OCR intégrée permet d'effectuer des recherches textuelles dans les pages numérisées.
Recherche tout-en-un – Indexe à la fois les noms de fichiers et le contenu des documents.
PDF Viewer Plus – Permet d’annoter, d’apposer des tampons et de remplir des formulaires PDF statiques.
SET Image Tools – Redresse et nettoie les résultats de numérisation de mauvaise qualité.
Fonctionnalités de base – Windows uniquement, sept langues d’interface dans la version Standard.
Important – L’installation via Citrix, Windows Terminal Services et un lecteur réseau partagé n’est pas prise en charge dans cette édition.

Quels sont les principaux avantages de Kofax PaperPort 14 Standard ?

Kofax PaperPort 14 Standard est un logiciel de gestion de documents sous Windows qui numérise des documents papier, les convertit en fichiers PDF consultables et classe le tout sur un bureau à base de vignettes. Il s’agit de l’édition mono-utilisateur de la gamme PaperPort, située en dessous de PaperPort 14 Professional.

Réduction du volume de papier – Transforme les piles de reçus et de contrats en fichiers.
Récupération rapide – La recherche par mot-clé permet d’accéder au texte contenu dans les pages numérisées.
Classement visuel – De grandes vignettes vous permettent d’empiler les pages comme sur papier.
Nettoyage des numérisations – Redresse les pages de travers avant de les archiver.
Transfert vers Office – Glissez-déposez le texte numérisé dans Word ou Excel.
Remplissage de formulaires – FormTyper rend les formulaires statiques numérisés remplissables.

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Que fait réellement Kofax PaperPort 14 Standard ?

Il capture les pages à partir d’un scanner ou d’une imprimante multifonction et les stocke sous forme de fichiers PDF sur le bureau PaperPort, où chaque document apparaît sous forme de grande vignette plutôt que sous forme de nom de fichier dans une liste. Les profils de numérisation vous permettent d’enregistrer une combinaison fixe de résolution, de mode couleur et de format de sortie. Ainsi, une pile mensuelle de factures peut être numérisée en PDF consultable d’un simple clic, sans avoir à reconfigurer le pilote à chaque fois. La fonction OCR intégrée s’exécute automatiquement pour alimenter l’index « All-in-One Search », ce qui signifie que vous pouvez trouver le nom d’un fournisseur qui n’apparaît que sur une page numérisée. Les pages peuvent être empilées, désempilées et réorganisées en faisant glisser les vignettes ; c’est ainsi que la plupart des utilisateurs assemblent un PDF de plusieurs pages à partir de numérisations distinctes.

À qui s’adresse-t-il le mieux Kofax PaperPort 14 Standard ?

Il convient à une personne qui gère ses propres documents sur un PC Windows, car cette édition ne dispose pas des fonctionnalités de surveillance des dossiers ou de SharePoint dont un bureau partagé aurait besoin. Un artisan indépendant numérisant des bons de livraison, ou un particulier archivant des documents d’assurance et fiscaux, en tirera pleinement parti : un profil de numérisation, une reconnaissance optique de caractères (OCR) automatique et un champ de recherche qui explore le texte de la page. Toute personne ayant besoin que les numérisations d’un collègue soient automatiquement intégrées à sa structure de classement se heurtera rapidement à un obstacle, car la surveillance des dossiers et des e-mails via DesktopDelivery n’existe que dans PaperPort 14 Professional. Le critère pratique est de savoir si les documents arrivent sur votre propre bureau ou sur un partage réseau.

Quelle est la différence entre PaperPort 14 Standard et PaperPort 14 Professional ?

La version Standard couvre la numérisation, le classement et la création de PDF consultables, tandis que la version Professional ajoute les fonctionnalités de réseau, de sécurité et de compression. Les trois différences qui changent le travail quotidien sont la protection par mot de passe des PDF, la surveillance des dossiers DesktopDelivery et la vue « Split Desktop » permettant de déplacer des pages entre deux dossiers simultanément. La version Professional intègre également Kofax Power PDF Create et prend en charge le format de compression PDF-MRC pour des archives numérisées plus légères. Elle est en outre disponible en douze langues d’interface contre sept pour la version Standard, dont le japonais, le coréen et les deux variantes du chinois.

Peut-on signer ou protéger par mot de passe des fichiers PDF dans PaperPort 14 Standard ?

Non. Les paramètres de sécurité PDF, notamment le mot de passe d’ouverture et le mot de passe d’autorisations, ne sont disponibles que dans PaperPort Professional ; la version Standard ne permet donc pas de verrouiller un contrat numérisé avant de l’envoyer par e-mail. Ce que la version Standard propose, c’est l’annotation par tampon, qui permet d’insérer un image bitmap, telle qu’une signature numérisée, sur une page ; il s’agit d’une marque visuelle, et non d’une signature basée sur un certificat avec une identité vérifiable. Si vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante, basée sur un certificat, aucune édition de PaperPort ne convient ; la gamme de produits Kofax Power PDF répond à ce besoin. Les utilisateurs qui ont simplement besoin de marquer une page comme approuvée ou d’ajouter un logo d’entreprise trouveront leur bonheur avec les outils de tampon.

Avec quels scanners et types de fichiers PaperPort 14 Standard fonctionne-t-il ?

PaperPort est conçu pour les scanners compatibles TWAIN, WIA et ISIS, ce qui couvre la plupart des imprimantes multifonctions, des scanners de bureau à alimentation feuille à feuille et des modèles portables dotés d’un pilote Windows adapté. Côté fichiers, le logiciel prend en charge les formats PDF, TIFF, JPEG et l’ancien format PaperPort MAX, ainsi que les types de documents que leurs applications hôtes peuvent ouvrir. Le comportement des annotations varie selon le format : sur les fichiers PDF, elles restent modifiables et peuvent être repositionnées ou supprimées ultérieurement, tandis que sur les fichiers JPEG ou BMP, elles sont définitivement intégrées à l’image lors de l’enregistrement. Cette différence est importante si vous annotez un scan archivé et que vous devez par la suite corriger la note ; il est donc plus prudent de conserver vos archives au format PDF plutôt qu’au format image.

Que doivent vérifier les utilisateurs avant de choisir PaperPort 14 Standard ?

Vérifiez trois éléments : le système d’exploitation, la méthode de déploiement et la nécessité ou non de disposer de fonctionnalités de sécurité pour les PDF. PaperPort fonctionne sous Windows 11, Windows 10 et Windows 8.1 et n’est pas disponible pour macOS ; un bureau équipé de Mac nécessite donc un produit entièrement différent. Les notes de mise à jour précisent également que PaperPort 14 ne prend pas en charge les environnements Citrix ou Windows Terminal Services et ne peut pas être installé sur un lecteur réseau partagé, ce qui exclut les configurations de type « client léger » ou hébergées de manière centralisée. Enfin, assurez-vous que votre scanner dispose d’un pilote TWAIN, WIA ou ISIS à jour pour votre version de Windows, car PaperPort s’appuie sur ce pilote plutôt que de fournir le sien.

Foire aux questions sur Kofax PaperPort 14 Standard

PaperPort 14 Standard peut-il ouvrir des fichiers PDF Portfolio ?

Non. Les notes de mise à jour indiquent que PaperPort 14 ne prend pas en charge le format PDF Portfolio ; les documents créés avec ce format ne peuvent donc pas être ouverts. Si un client vous en envoie un, extrayez d’abord les fichiers PDF individuels à l’aide d’un autre lecteur.

Dans quelles langues l’interface de PaperPort 14 Standard est-elle disponible ?

La version Standard est fournie en anglais, français, allemand, espagnol, italien, portugais brésilien et néerlandais. Les langues d’interface asiatiques telles que le japonais, le coréen et le chinois ne sont disponibles que dans l’édition Professional, ce qui est important si l’interface utilisateur doit correspondre à une langue de travail non européenne.

Que deviennent les anciens fichiers PaperPort MAX dans la version 14 ?

Les fichiers MAX ne conservent qu’une fonctionnalité limitée dans PaperPort 14 : ils peuvent être consultés page par page, mais ne peuvent être ni annotés ni empilés. Un convertisseur MAX vers PDF est fourni dans le groupe de menus « Démarrer » de PaperPort et peut effectuer une reconnaissance optique de caractères (OCR) pendant la conversion, en transférant les annotations vers le nouveau fichier PDF.

PaperPort 14 Standard fonctionne-t-il toujours avec Microsoft SharePoint ?

Non. Le connecteur SharePoint de la barre « Envoyer vers » est une fonctionnalité de PaperPort Professional. La version Standard permet toujours d’envoyer des documents vers des dossiers locaux, par e-mail et vers des services cloud connectés via la barre « Envoyer vers », mais les bibliothèques SharePoint ne sont pas accessibles dans cette édition.