Kofax Power PDF 4.0 Standard

Was ist im Lieferumfang von Kofax Power PDF 4.0 Standard enthalten?

PDF-Erstellung – Erstellen Sie ISO PDF 2.0-Dateien aus jeder druckbaren Anwendung.
Office-Konvertierung – Exportiert PDFs in Word, Excel, PowerPoint und WordPerfect.
Scan-OCR – Wandelt gescannte Papierdokumente in durchsuchbaren, bearbeitbaren PDF-Text um.
Dokumentensicherheit – Bietet 128-Bit- und 256-Bit-AES-Passwortverschlüsselung.
Kernfunktionen – Kofax OCR Version 21 mit integriertem Korrekturlesetool.
Wichtig – Keine Schwärzung, Bates-Nummerierung oder Windows Server-Bereitstellung.

Was sind die wichtigsten Vorteile von Kofax Power PDF 4.0 Standard?

Kofax Power PDF 4.0 Standard ist eine Windows-Desktop-PDF-Anwendung zum Erstellen, Konvertieren, Bearbeiten, Kommentieren und Passwortschützen von PDF-Dateien. Sie deckt die alltägliche Dokumentenbearbeitung im Homeoffice oder in kleinen Teams ab, ohne die Sicherheits- und Integrationswerkzeuge, die der Advanced-Edition vorbehalten sind.

Vertraute Benutzeroberfläche – Die im Office-Stil gestaltete Multifunktionsleiste verkürzt die Einarbeitungszeit für neue Benutzer.
Präzise Konvertierung – Stellt Spalten, Tabellen und Grafiken in Word originalgetreu wieder her.
Digitalisierung von Papierdokumenten – Direktes Scannen in durchsuchbare PDF-Dateien mit OCR-Korrekturlesung.
E-Mail-Archivierung – Speichert Outlook-Nachrichten zusammen mit ihren Anhängen.
Cloud-Zugriff – Stellt eine Verbindung zu Box, Evernote, Google Drive und OneDrive her.
Mustersuche – Die „Looks Like“-Suche findet Telefonnummern und Adressen.

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Was leistet Kofax Power PDF 4.0 Standard?

Es erstellt, konvertiert, bearbeitet, fügt zusammen und verschlüsselt PDF-Dokumente auf einem Windows-Desktop. Typisch ist der Arbeitsablauf, den die meisten Büros täglich wiederholen: Ein Lieferant sendet ein PDF, Sie konvertieren es in Word oder Excel, bearbeiten die Zahlen und veröffentlichen es anschließend erneut als gesperrtes PDF. Bei der Konvertierung bleiben Spalten, Tabellen und Grafiken an ihrer Position erhalten, sodass Preislisten und mehrspaltige Verträge nicht manuell neu erstellt werden müssen. Gescannte Dokumente werden durch die Kofax-OCR-Engine verarbeitet, und mit einem Korrekturlesetool können Sie vor dem Speichern vermutete Erkennungsfehler überprüfen und korrigieren.

Für wen eignet sich Kofax Power PDF 4.0 Standard am besten?

Es eignet sich für Einzelanwender und kleine Büros, deren Arbeit mit PDF-Dateien am Desktop endet und nicht in einem Dokumentenmanagementsystem fortgesetzt wird. Kofax positioniert die Standard-Edition für kleine Unternehmen und mobile Nutzer, die im Alltag Dokumente erstellen und austauschen müssen. Ein Buchhalter, der Lieferantenrechnungen einscannt, die Tabellen in Excel extrahiert und das Ergebnis als passwortgeschütztes PDF ablegt, findet hier alles, was er benötigt. Sobald mehrere Personen Redaktionsregeln, die Einbindung in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Signatur-Workflows gemeinsam nutzen müssen, geht der Workflow über den Umfang der Standard-Edition hinaus.

Was ist der Unterschied zwischen Power PDF 4.0 Standard und Advanced?

Beide Editionen verfügen über denselben Kern für Erstellung, Bearbeitung, Konvertierung und OCR; die Advanced-Edition ergänzt diesen um die Ebenen Sicherheit, Automatisierung und Integration. Die Advanced-Edition bietet Schwärzungsfunktionen, Bates-Nummerierung, die Integration elektronischer Signaturen mit DocuSign und Kofax SignDoc sowie Konnektoren für Dokumentenmanagementsysteme wie iManage, NetDocuments und OnBase. Zudem bietet sie die Stapelverarbeitung und die Verarbeitung von überwachten Ordnern sowie Unterstützung für Citrix und Remote Desktop Services, was Kofax als eine ausschließlich in der Advanced-Edition verfügbare Funktion dokumentiert. Wenn Ihre Arbeit die Offenlegung von Rechtsdokumenten, nummerierte Beweisstück-Sätze oder den Einsatz von Thin Clients umfasst, ist die Standard-Edition nicht die richtige Wahl.

Kann man PDF-Dateien mit Power PDF 4.0 Standard signieren?

Ja, jedoch nur mit selbstsignierten digitalen Signaturen, die auf Ihrem eigenen Rechner erstellt wurden, nicht über einen Signatur-Routing-Dienst. Das Versenden eines Vertrags zur Unterschrift an einen externen Empfänger über DocuSign oder Kofax SignDoc ist eine Funktion der Advanced-Edition, sodass ein Standard-Benutzer die Datei weiterhin per E-Mail versenden und auf die Rücksendung einer unterschriebenen Kopie warten muss. Für interne Genehmigungen, die Unterzeichnung einer Rechnung oder ein gescanntes Formular, das Sie selbst beglaubigen, reicht die integrierte Signatur in Verbindung mit dem AES-Passwortschutz in der Regel aus. Prüfen Sie diesen Punkt vor dem Kauf, falls das Weiterleiten von Signaturen Teil Ihres Vertriebs- oder Personalprozesses ist.

Unterstützt Power PDF 4.0 Standard die automatisierte Stapelverarbeitung für gescannte Dokumente?

Nein. Die Stapelverarbeitung mehrerer Dateien und die Automatisierung über überwachte Ordner sind der Version „Power PDF Advanced“ vorbehalten, sodass die Standard-Version jeweils nur ein Dokument verarbeitet. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Stapel von fünfzig gescannten Lieferscheinen einzeln geöffnet, erkannt und gespeichert wird, anstatt über Nacht in einen überwachten Ordner verschoben zu werden. Die OCR-Qualität ist in beiden Editionen identisch; der Unterschied liegt also im Durchsatz und im unbeaufsichtigten Betrieb, nicht in der Textgenauigkeit. Abteilungen, die Archive in großem Umfang digitalisieren, sollten stattdessen die Version „Advanced“ einplanen.

Was sollten Anwender prüfen, bevor sie sich für Power PDF 4.0 Standard entscheiden?

Prüfen Sie drei Dinge: ob Sie eine Schwärzungsfunktion benötigen, ob die Dokumente in einem DMS gespeichert sind und wie die Software bereitgestellt wird. Kofax dokumentiert, dass Remote-Desktop- und Citrix-Unterstützung nur für Power PDF Advanced gilt; daher ist die Standard-Version nicht die richtige Wahl für eine Bereitstellung auf Terminalservern oder Thin-Clients. Version 4.0 ist zudem älter als spätere Ergänzungen wie die Unterstützung von PDF/A-4 und die Fuzzy-Suche, die erst mit Power PDF 5 eingeführt wurden. Wenn keiner dieser Punkte zutrifft und es sich um desktopbasierte Konvertierung, Bearbeitung und Verschlüsselung handelt, ist die Version 4.0 Standard ausreichend.

Häufig gestellte Fragen zu Kofax Power PDF 4.0 Standard

Läuft Kofax Power PDF 4.0 Standard unter macOS?

Nein. Diese Edition ist eine Windows-Desktop-Anwendung; Kofax bietet für macOS-Nutzer ein separates Produkt namens „Power PDF Standard für Mac“ an. Eine Windows-Lizenz gilt nicht für die Mac-Version, daher müssen Teams mit gemischten Plattformen beide Versionen einplanen.

In welche Cloud-Dienste kann die Software speichern?

Power PDF Standard lässt sich direkt mit Box, Evernote, Google Drive und Microsoft OneDrive verbinden, einschließlich mehrerer OneDrive-Konten. Dateien lassen sich direkt aus der Anwendung heraus über diese Dienste öffnen und speichern, sodass kein Umweg über „Exportieren und dann Hochladen“ erforderlich ist.

Funktioniert es innerhalb von Microsoft Office?

Ja. Es lassen sich Add-Ins erstellen und in Word, Excel, PowerPoint und Outlook installieren, die die Erstellung von PDF-Dateien aus einem geöffneten Dokument in einem Schritt ermöglichen. Outlook-Nachrichten können zusammen mit ihren Anhängen als PDF archiviert werden, was nützlich ist, wenn Korrespondenz zusammen mit einer Projektdatei aufbewahrt werden muss.